En matière de préservation des archives d’une entreprise, il existe une réglementation bien précise, et ce même après la clôture définitive de la société. Bien évidemment, cela varie en fonction de la nature des documents concernés. Vous avez cessé votre activité en tant qu’entrepreneur ? Vous vous demandez combien de temps vous êtes tenu de garder les papiers de votre société ? Alors, découvrez ce qu’en dit la loi.
Entreprise fermée : Combien de temps conserver les documents ?
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L’importance de conserver les documents d’une entreprise fermée
Vous pensez qu’il est nécessaire de garder les papiers de son entreprise, mais vous en ignorez les motifs. Sachez que l’ensemble des documents liés à la gestion de la société doivent être archivés pour simplifier vos démarches administratives et pour servir de preuves en cas d’investigation de l’organisation fiscale, d’enquête de l’Inspection du travail ou de contentieux avec un ancien salarié ou un fournisseur, par exemple.
Sachez que certains de ces papiers peuvent devenir des archives historiques au fil du temps et donc constituer une source d’informations économique et sociale sur le territoire où était basée la société.
Les durées légales de conservation en fonction du type de documents
À la suite de la liquidation de votre entreprise, vous êtes dans l’obligation de préserver tous les documents concernant la gestion de votre société.
En fonction de la nature des pièces justificatives, le délai de conservation peut être plus ou moins long. Dans tous les cas, gardez à l’esprit que les statuts de K-bis de l’établissement qui a cessé son activité doivent être archivés pendant 5 ans.
Documents relatifs aux ressources humaines
Conformément au Code du travail, au Code civil et au Code de la Sécurité sociale, tous les documents liés aux ressources humaines de la société doivent être gardés pendant 5 ans.
Il s’agit notamment des fiches de paie, des contrats signés, des primes versées, des indemnités, des soldes de tout compte, des accidents du travail, des informations concernant les régimes de retraite.
Documents civils et contrats commerciaux :
- l’ensemble des contrats commerciaux, des documents liés au transport de marchandises, des papiers bancaires, des dépôts de brevet, des dossiers d’avocats, sont à garder pendant 5 ans ;
- tout ce qui relève de la déclaration aux services de la douane est à archiver durant 3 ans ;
- les factures, les contrats dématérialisés, les correspondances commerciales, les bons de livraison ou de commande sont à archiver pendant 10 ans ;
- les contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers sont à conserver pendant 30 ans.
Documents fiscaux
Tel que le précise l’article L102B du Livre des procédures fiscales, tous les registres indiquant les bénéfices de la société, les impôts locaux, la cotisation foncière des entreprises, les taxes, etc. doivent être conservés pendant une durée de 6 ans.
Ce délai passe à 10 ans dans le cas où votre activité ait été qualifiée de frauduleuse.
Documents comptables
Tous les livres de recettes comptables sont à garder pendant 10 ans. Il en est de même avec les pièces justificatives comme les bons de commande, les factures.
Ce délai démarre à partir du jour de la fermeture de l’entreprise et non de leur date d’émission.
Documents sociaux :
- les documents qui concernent les statuts de l’entreprise sont à préserver durant 5 ans à compter de la date de radiation du registre des commerces et des sociétés.
- tout ce qui relève des bilans annuels se garde pendant 10 ans.
- quant aux rapports des conseils d’administration, les pouvoirs, les fiches de présence, ils se conservent 3 ans.
L’archivage numérique pour limiter les risques de perte des documents d’une entreprise
En qualité de chef d’entreprise, sachez que la loi vous autorise à conserver l’ensemble des données de votre société de manière numérique. Grâce au stockage en ligne, vous limitez les risques de perte ou de dégradations.
Les sanctions encourues en cas de non-conservation des papiers de l’entreprise
Le non-respect de la loi en matière de conservation des papiers d’une entreprise vous expose à des sanctions.
Ne pas archiver vos fichiers fiscaux vous fait risquer une amende de 5 000 €. En plus des pénalités, vous prenez le danger de ne pas pouvoir vous couvrir et produire des preuves en cas de litige avec un client, un fournisseur ou un salarié.
Quid des documents relatifs au recrutement (CV, entretien d’embauche) ?
La CNIL recommande de conserver les documents collectés pour un entretien d’embauche pendant 2 ans. Au-delà, ils peuvent être détruits.
Délai de conservation passé : que faire des documents ?
Une fois que vous avez respecté le délai légal d’archivage, il convient de se débarrasser de l’ensemble des documents.
Pour détruire des dossiers périmés, il est préférable de procéder à un broyage sécurisé en sollicitant l’aide d’un professionnel. Les résidus de papiers seront ensuite recyclés.
En plus de vous inscrire dans une démarche écologique, cela vous garantit une destruction totale des données de votre compagnie. Certaines sociétés spécialisées proposent ce genre de service, sinon, vous pouvez vous rendre aux archives départementales afin de les mettre à broyer.
En bref
La conservation des documents liés à l’activité d’une entreprise est une obligation légale, et ce même après la fermeture de la société.
En fonction de la nature des archives, le délai de préservation est plus ou moins long.
Le non-respect de cette obligation vous expose à des sanctions. En cas de doute, n’hésitez pas à vous rapprocher de l’administration pour en savoir davantage.