La note de frais fait partie des nombreux documents que doivent gérer les entreprises. Elle permet au salarié de se faire rembourser certaines de ses dépenses professionnelles. Il importe d’en délimiter l’étendue et de gérer avec méthode des demandes de remboursement qui représentent, pour l’entreprise, des frais non négligeables.
Les meilleures pratiques pour la gestion des notes de frais en entreprise
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Note de frais : de quoi s'agit-il exactement ?
Quand un salarié fait certaines dépenses dans le cadre de son travail, il en indique la nature et le montant sur un document appelé "note de frais". Au vu de ce document, il pourra obtenir le remboursement de ces dépenses.
Il peut s'agir de dépenses :
- De déplacement.
- D'hébergement.
- De restauration.
- D'achat de fournitures.
Le document doit comprendre un certain nombre d'informations, portant notamment, en plus de son montant, sur le lieu où a été effectuée la dépense, ainsi que sur sa date. Par ailleurs, la note de frais doit être accompagnée de justificatifs, une note de restaurant ou d'hôtel par exemple, qui attestent de la réalité et du montant des frais engagés.
Enfin, la note de frais peut être remboursée :
- Au réel : l'entreprise rembourse les dépenses réellement faites.
- Au forfait : l'employeur verse une allocation forfaitaire au salarié.
la note de frais doit indiquer le montant dépensé, mais aussi celui de la TVA qui lui est associée.
Une gestion dématérialisée
L'utilisation du papier, dans la gestion quotidienne des notes de frais, entraîne la constitution de dossiers volumineux, qu'il n'est pas toujours facile de ranger et de manipuler. En outre, les notes de frais et les documents qui les accompagnent peuvent se perdre.
Rien de tel avec une gestion informatisée de ces dépenses. En effet, il existe en ligne des applications très pratiques, qui simplifient, rationalisent et sécurisent la gestion des notes de frais.
Vous en trouverez une sur ce site. Il offre aux entrepreneurs un outil de gestion des notes de frais très commode, tout en lui proposant d'autres fonctionnalités, comme l'ouverture d'un compte professionnel, l'établissement d'un tableau de bord ou encore un accompagnement pour les personnes souhaitant créer une entreprise.
Cette dématérialisation de la gestion des notes de frais permet notamment :
- De retrouver très rapidement et de conserver, sans risque de les perdre, les justificatifs accompagnant les notes de frais.
- D'améliorer le suivi de ces dépenses, de manière à mieux en contrôler l'évolution.
- De hâter le processus de remboursement.
Des limites à respecter
Une bonne gestion de ces notes de frais suppose également de bien connaître les limites qui les encadrent.
Ainsi, la note de restaurant, par exemple, doit demeurer raisonnable. Et un commercial ne doit pas convier à sa table plus d'un certain nombre d'invités par mois. Faute de quoi, l'Urssaf, qui, en cas de remboursement forfaitaire, fixe de toute façon des plafonds à ne pas dépasser, pourra considérer ces dépenses comme un avantage en nature, c'est-à-dire un service mis gratuitement à la disposition du salarié par l'employeur.
Dans ce cas, le régime fiscal n'est pas le même. En effet, l'entreprise devra notamment payer des charges sociales sur ces frais, requalifiés en avantage en nature, alors que les notes de frais sont exonérées de cotisations sociales.
De même, des frais de téléphone ne peuvent être considérés comme des dépenses professionnelles s'ils excèdent la moitié du montant de la facture.
Des erreurs à éviter
La gestion efficace des notes de frais exige une attention particulière. Elle permettra en effet de repérer une absence de justificatifs. Si elle est remarquée assez rapidement, ils pourront être réclamés aux salariés distraits ou négligents.
Mais cette vigilance permet surtout de détecter d'éventuelles fraudes. Selon une récente étude, les deux tiers des salariés auraient déjà commis une telle indélicatesse. Ces fraudes peuvent notamment se présenter sous la forme :
- D'un gonflement du kilométrage réellement effectué par le salarié.
- D'une fausse facture.
- De dépenses personnelles assimilées à des frais professionnels. Il peut s'agir, par exemple, d'un déplacement effectué pour son compte ou de l'invitation d'un ami au restaurant, la note passant dans les frais professionnels.
- D'un généreux pourboire gardé pour soi, mais figurant pourtant dans la note de frais.
- D'un achat de matériel de bureau pour son usage personnel, dont le montant est pourtant inclus dans la note de frais.
Les sommes ainsi perdues ne sont pas négligeables. Selon une étude européenne, datant de 2021, ces fraudes feraient perdre aux petites et moyennes entreprises jusqu'à 13 700 euros par an.
Des règles claires et bien connues
Dernière bonne pratique : rappeler aux salariés les conditions qui régissent l'utilisation de la note de frais et le remboursement des dépenses professionnelles.
Ils ne pourront en effet les respecter que s'ils les connaissent. Des documents contenant ces informations doivent être fournis aux nouveaux salariés. Quant au personnel déjà en place, il doit trouver facilement des renseignements qui doivent faire l'objet d'une politique de communication efficace.
Le salarié saura ainsi comment remplir correctement sa note de frais et quels justificatifs recueillir. Il sera également informé sur les délais de remboursement ou les plafonds autorisés en cas de remboursement forfaitaire de ces dépenses professionnelles.