Comment domicilier une entreprise en ligne ?

Pourquoi domicilier son entreprise ?

Une obligation légale

Toutes les entreprises, quel que soit leur statut juridique, sont tenues de se faire domicilier. Cette démarche obligatoire leur permet d'obtenir une adresse administrative officielle, qu'on appelle plutôt siège social s'il s'agit d'une société. La domiciliation est une étape indispensable à la création de l'entreprise.

Elle doit intervenir avant même son immatriculation. Le lieu choisi peut être l'adresse personnelle du dirigeant de la société ou tout autre endroit. Par ailleurs, cette adresse n'est pas forcément celle des locaux où se déroulent les activités de l'entreprise.

Quoi qu'il en soit, l'adresse choisie, qui apparaît sur tous les documents de l'entreprise, est celle où ses clients vont envoyer leur courrier.

Les avantages d'une démarche en ligne

Les entreprises ne souhaitant pas utiliser l'adresse personnelle du dirigeant ou ne disposant pas de locaux destinés à leurs activités peuvent également s'adresser, en ligne, à une société spécialisée dans ce domaine, appelée aussi cabinet. Il s'agira donc de trouver ce qu'on appelle un domiciliataire.

Cette société leur permet d'obtenir, dans des délais réduits et pour un tarif abordable, une adresse officielle, distincte de celle des locaux d'exploitation. Ce qui se traduit concrètement par la mise à la disposition de l'entreprise d'une boîte aux lettres à son nom. Ces sociétés domiciliataires proposent souvent d'autres services, comme le secrétariat, l'accueil ou la location de salles de réunion par exemple.

Les démarches en ligne, entièrement dématérialisées, évitent les déplacements et l'envoi de courrier, ce qui permet de gagner un temps précieux et de faire des économies. Elles se signalent aussi par leur souplesse, les formalités nécessaires pouvant être accomplies de chez soi et à tout moment.

Par ailleurs, les sociétés domiciliataires proposent souvent des adresses stratégiques, dans des lieux très bien situés. De même, les prix proposés sont souvent plus abordables que la location d'un local.

Les démarches nécessaires

Trouver la société correspondant à ses attentes

Pour domicilier son entreprise en ligne, il faut d'abord trouver la société, ou le cabinet, répondant le mieux à vos attentes. Pour cela, diverses solutions s'offrent à vous :

• Consulter certains sites, qui proposent un classement des domiciliataires en ligne les plus connus.
• Prendre connaissance des avis laissés par d'autres utilisateurs.
• Aller sur le site du syndicat national des professionnels de l'hébergement d'entreprise. Vous y trouverez une liste des sociétés ayant reçu un agrément officiel de la préfecture, classées par ville ou département, ou encore par leurs noms.

Conclure un contrat

Il faut ensuite conclure un contrat avec la société choisie. Ce document écrit, fourni par le domiciliataire, est à remplir par le demandeur.

Ce contrat, dont le contenu est régi par le Code du commerce, est conclu entre un domiciliataire et un domicilié (l'entreprise cliente). Il stipule notamment :

• L'identité et les coordonnées du domiciliataire et du domicilié.
• Le montant du capital social.
• Le numéro attribué au moment de l'inscription de l'entreprise au Registre du commerce et des sociétés (RCS).
• Les références de l'agrément donné par la préfecture au domiciliataire.
• Les obligations de chacune des parties.
• Les conditions de résiliation.
• La durée : elle est au minimum de 3 mois, le contrat étant renouvelable par tacite reconduction.

Des renseignements nécessaires

Pour faire aboutir la demande, le domicilié doit fournir certains renseignements, parmi lesquels :

• Le statut juridique de l'entreprise.
• Les coordonnées du représentant légal de la société, ainsi que celles de l'entreprise.
• Le moment souhaité pour que l'entreprise commence à recevoir son courrier à son adresse officielle.

Des justificatifs à fournir

Il faut également fournir certains documents au domiciliataire :

• Un extrait Kbis, si la société a déjà été créée. Ce document atteste de son immatriculation auprès du Registre du commerce et des sociétés (RCS).
• Une pièce d'identité, en cours de validité, de l'entrepreneur.
• Un justificatif de domicile de l'entrepreneur de moins de 3 mois.

Démarches finales

Avant de signer le contrat, il est possible, le cas échéant, de préciser les services supplémentaires qu'on attend du domiciliataire. Mais le choix de ces options peut également se faire après la signature du contrat, dès que de nouveaux besoins sont repérés.

De fait, nous avons vu qu'en plus de l'octroi d'une adresse officielle, le domiciliataire pouvait proposer d'autres prestations, comme :

• Le secrétariat.
• La mise à la disposition de l'entreprise domiciliée d'un standard téléphonique;
• La location de salles de travail ou de réunion.
• La rédaction de devis ou de factures.

Toutes ces démarches accomplies, il restera enfin à signer le contrat. Ce qui se fait toujours en ligne, au moyen de la signature électronique.