La conclusion de contrats structure la vie de l’entreprise. Qu’ils soient noués avec des fournisseurs, des clients ou des partenaires, ils doivent être négociés, suivis et exécutés avec la plus grande rigueur. Une gestion grandement facilitée par l’utilisation de logiciels spécifiques. Ils présentent, en effet, de nombreux avantages.
5 raisons d’utiliser un logiciel de gestion des contrats
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L'efficacité par le regroupement
Les contrats qu'une entreprise est amenée à conclure sont souvent nombreux. Dans nombre de sociétés, les documents qui les concernent sont rangés dans des endroits différents et répartis en plusieurs dossiers.
Quand un employé a besoin d'un contrat pour vérifier tel ou tel point, il perd alors un temps précieux à le trouver. L'un des avantages des logiciels de gestion des contrats, comme ceux proposés par Tomorro, c'est de permettre la centralisation de ces documents.
D'où un gain de temps considérable et, par conséquent, une plus grande productivité des salariés. En utilisant un tel logiciel, le personnel autorisé peut avoir accès à l'ensemble des documents ayant trait au contrat, ce qui garantit de n'oublier aucune pièce essentielle.
Le logiciel permet aussi un classement plus rationnel des contrats, par date ou type de contrat par exemple. Cette organisation, plus structurée, facilite la supervision et le suivi des contrats.
Un système moins chronophage et plus économique
Si elle ne passe pas par un logiciel spécifique, la gestion des contrats peut prendre beaucoup de temps. Pas seulement en raison des précieuses minutes passées à chercher des dossiers éparpillés.
D'autres tâches sont aussi chronophages. En effet, il faut vérifier les dates prévues, pour la livraison de matériel ou l'expiration du contrat. Il faut aussi s'assurer que des erreurs ne sont pas venues entacher l'exécution du contrat.
Toutes tâches qui peuvent être automatisées grâce au logiciel. De même, des alertes automatiques permettent de n'oublier aucune échéance. Ainsi, l'utilisation du logiciel permet de réduire le personnel affecté à ces fonctions, ce qui limite la masse salariale.
De fait, cette automatisation des tâches liée à l'utilisation d'un logiciel de gestion permet de réduire notablement les coûts d'exploitation associés à un pilotage manuel des contrats.
Déchargés de ces missions souvent peu valorisantes, les employés peuvent consacrer plus de temps à l'activité même de l'entreprise, lui permettant ainsi d'atteindre une meilleure rentabilité.
Des contrats plus conformes et plus sûrs
Pour être valide, un contrat doit respecter des conditions de forme et de fond, notamment quant à la licéité de son objet et à la capacité des parties en cause. Il doit aussi se conformer à une réglementation en constante évolution.
Un logiciel de gestion des contrats peut être programmé pour alerter l'entreprise d'une erreur ou d'une méconnaissance des règles, qui pourraient compromettre la validité du contrat. Cette solution de gestion peut garantir un suivi juridique permanent des contrats, ce qui permet d'adapter leur contenu aux changements réglementaires.
L'utilisation d'un tel logiciel est également un gage de sécurité. Elle assure en effet la protection des informations, potentiellement sensibles, contenues dans le contrat. Les données peuvent être protégées par des systèmes de cryptage élaborés et la mise en place d'un accès réservé aux seules personnes autorisées.
Un suivi mieux assuré
Une entreprise passant un contrat avec un fournisseur ou un client se doit de respecter certaines échéances. Elles peuvent concerner un règlement, la livraison d'un produit ou même l'expiration ou le renouvellement du contrat.
Le strict respect de ces diverses dates est un impératif pour l'entreprise. Tout manquement, à cet égard, peut entraîner de lourdes conséquences pour elle. En effet, le non-respect de ces échéances peut se traduire par des pénalités financières et la dégradation, ou même la rupture, des liens avec la clientèle.
L'utilisation d'un logiciel de gestion des contrats représente, à cet égard, une véritable sauvegarde pour l'entreprise. Dès qu'une date importante approche, cet outil génère en effet des alertes et des notifications.
Elles permettent aux salariés concernés de prendre à temps les dispositions nécessaires au paiement d'un fournisseur, à la livraison d'un produit ou au renouvellement du contrat.
Au-delà de ces notifications ponctuelles, les logiciels fournissent également des outils permettant d'anticiper et de planifier la gestion de l'ensemble des contrats en cours de l'entreprise.
Une solution de gestion favorisant l'esprit d'équipe
La négociation, la rédaction et l'exécution d'un contrat supposent l'intervention des différents secteurs de l'entreprise. En effet, les services commerciaux et financiers sont autant concernés par ce processus que les experts juridiques.
La mobilisation d'un personnel aussi divers peut notamment entraîner une segmentation et une mauvaise circulation de l'information. Ce qui peut provoquer aussi bien une perte de temps que l'apparition d'erreurs dans les contrats.
Le logiciel de gestion, lui, centralise l'information sur une plateforme unique. Ainsi, le travail de tous les salariés sera basé sur les mêmes données, ce qui permettra d'assurer la cohérence du processus. Cette plus grande fluidité de l'information contribue par ailleurs à accélérer la négociation et la mise en œuvre des contrats.
De même, les logiciels comprennent souvent des outils de communication spécifiques, qui facilitent la collaboration entre les différents services. En outre, l'historique de ces échanges, conservé par le logiciel, peut permettre de remonter à la source de certains problèmes.